Tekstschrijver telefonisch interview

Met deze 10 tips houd je een goed telefonisch interview


Jij stelt de vragen, de ander antwoordt. Interviewen lijkt makkelijk, maar toch krijg je niet uit elk interview de antwoorden waar je op hoopt. En zeker telefonisch is goed interviewen soms lastig. Met deze tips zorg je voor een soepel telefonisch interview. Zonder awkward stiltes.

Tip 1: maak duidelijke afspraken

Zorg voordat je gaat bellen dat je alles goed op orde hebt. Dat begint met het plannen van een duidelijke afspraak: leg vast wanneer en hoe laat je belt, maar ook wie wie belt. Je wilt immers niet dat jullie allebei zitten te wachten tot de ander de telefoon oppakt. Geef ook vooraf aan hoe lang het interview gaat duren. Als je verwacht een uur nodig te hebben, terwijl de ander 10 minuten heeft gereserveerd, kom je allebei in tijdsnood.

Ook handig: check van tevoren altijd even of het nummer dat je hebt gekregen klopt. Met een telefoonnummer van 9 cijfers zit je interview er snel op.

Tip 2: bereid je voor

Bepaal voordat je gaat bellen alvast de insteek van het interview. Wat is je hoofdvraag? En welke vragen moet je stellen om hier antwoord op te krijgen? Werk deze vragen uit en zet ze in een logische volgorde, zodat je een houvast hebt tijdens het interview.

Verdiep je ook alvast in de stof, zodat je weet waar je geïnterviewde over gaat praten. Natuurlijk hoef je niet het hele vakjargon uit je hoofd te leren. Kennis van een paar belangrijke termen komt wél van pas.

Tip 3: stel de geïnterviewde op zijn gemak

Meteen beginnen met een vragenvuur? Niet zo’n goed idee. Vaak voer je telefonische interviews met mensen die je nog nooit in levenden lijve hebt ontmoet. Begin daarom rustig. Bedank alvast voor de medewerking, vertel wat voor soort vragen je gaat stellen en laat weten waar het artikel gepubliceerd wordt.

Neem je je interview op? Geef dit dan vooraf aan en vraag of de geïnterviewde dit oké vindt. Zeg ook dat je de opname alleen gebruikt om zelf terug te luisteren, en dat je deze niet verder deelt. Opnemen werkt het handigst met een voice recorder naast je telefoon.

Tip 4: stel je vragen (maar luister vooral)

Yes, tijd om te beginnen! De beste start maak je met wat makkelijke vragen. Informeer bijvoorbeeld naar iemands functie of de achtergrond van het bedrijf. Veel mensen kunnen hier makkelijk over vertellen. Het voordeel van beginnen met deze vragen, is dat je geïnterviewde alvast in de praat-modus komt. Dit helpt als je later bij de belangrijkste vragen aankomt.

Soms merk je meteen dat iemand graag wil vertellen. Mijn advies is dan: laat diegene vooral zijn gang gaan. Vaak komen de mooiste quotes uit spontane gesprekken. Zorg er wel voor dat je dicht bij de insteek van het gesprek blijft. Merk je dat iemand afdwaalt, grijp dan subtiel in en ga weer terug naar je eigen vragen.

Tip 5: laat stiltes vallen

Eén van de belangrijkste trucs om een goed telefonisch interview af te nemen, is het omarmen van stilte. Dit voelt de eerste keren heel tegennatuurlijk, maar draagt enorm bij aan de kwaliteit van je interview. Waarom? Omdat stilte je zo geïnterviewden de ruimte geeft om even na te denken. Grote kans dat ze met nieuwe ideeën komen. Die ze vervolgens meteen kunnen vertellen.

Duurt de stilte lang of wordt die ongemakkelijk? Dan zeg ik altijd: ‘ik maak ondertussen aantekeningen, vandaar dat het even stil is’. Meestal schrijf ik daadwerkelijk mee, en geeft mij dit ook de kans om bij te blijven. Maar zelfs als je niet aan het schrijven bent, is het handig om zo te verklaren waarom je niet praat.

Tip 6: vraag om uitleg

De ene persoon praat makkelijker dan de ander. Zijn de antwoorden van je gesprekspartner op z’n zachtst gezegd ‘beknopt’ te noemen? Vraag dan om voorbeelden van het gegeven antwoord. Hiermee krijg je namelijk 1) een concreter verhaal en 2) meer quotes om uit te kiezen. Om meteen een paar voorbeelden van vragen te geven:

  • Kun je daar een voorbeeld bij geven? (inkoppertje)
  • Hoe gaat dat precies in zijn werk?
  • Hoe moet ik dat voor me zien?

Ook als je iets niet helemaal begrijpt wat de ander zegt, kun je dat aangeven. Beter wat vaker om uitleg vragen, dan achteraf geen idee hebben wat je moet schrijven.

Tip 7: vat de antwoorden samen

Heeft de ander net een lang verhaal gehouden en weet je nú al dat je dat bij het uitwerken moet inkorten? Geef dan meteen een korte samenvatting van het antwoord. Begin je snelle samenvatting bijvoorbeeld met ‘Dus als ik het goed begrijp, …’. Zo weet de ander dat je om bevestiging vraagt, en kan hij je samenvatting waar nodig nog aanvullen.

Samenvatten kun je doen per vraag of op het einde van het interview. Bij een kort telefonisch interview over een onderwerp waar je bekend mee bent, is één keer waarschijnlijk genoeg. Staat het onderwerp wat verder van je af, dan is het goed om tussendoor deze check uit te voeren.

Tip 8: maak het persoonlijk (maar niet te)

Ook al is een interview een vraaggesprek, af en toe mag je best je persoonlijke ervaring meenemen. Laat bijvoorbeeld merken dat je al meer weet over het onderwerp waar je diegene nu over interviewt, of vertel wat je tijdens je voorbereiding hebt gevonden. Door af en toe zelf te praten, stel je de geïnterviewde op zijn of haar gemak.

Houd wel in je achterhoofd dat je bezig bent met een zakelijk gesprek. Hoe persoonlijk het interview ook is, niemand zit te wachten op verhalen over je eigen kindertijd / studie / huisdier. Bewaar die anekdotes liever voor je vrienden.

Tip 9: sluit af met een open vraag

Ben je aan het einde van je vragenlijst gekomen, dan is het tijd om af te ronden. Geef aan dat je jouw vragen hebt gesteld, blij bent met de antwoorden en zorg ervoor dat de sfeer ontspannen blijft. Stel vervolgens ter afsluiting nog één van deze twee vragen:

  • Wil je zelf nog iets toevoegen?
  • Is er iets wat belangrijk is, maar waar we het nog niet over gehad hebben?

Zo geef je de geïnterviewde de kans om nog ergens op terug te komen, een eigen aanvulling te doen of een eerder antwoord uit te breiden. Mijn ervaring is dat deze open vraag vaak de mooiste quotes oplevert. Soms zelfs een kandidaat om het tot de (ere)titel te schoppen.

Heeft je interviewkandidaat geen extra gespreksstof meer? Dan heb je blijkbaar al de juiste vragen gesteld. Schouderklopje voor jezelf 😉

Tip 10: leg het artikel voor ter goedkeuring

Iedereen die een telefonisch interview heeft gegeven, is benieuwd naar het eindresultaat. Stuur de uitwerking daarom altijd door ter controle. Geef in je mail duidelijk aan dat het gaat om een feitelijke check. Sommige mensen hebben de neiging om je schrijfstijl te bekritiseren, terwijl je hier – als het goed is – zorgvuldig over hebt nagedacht.

Zit er een deadline aan het artikel? Vermeld dan ook meteen wanneer je de feedback uiterlijk nodig hebt. Door hier meteen duidelijk over te zijn, voorkom je dat je meerdere mails moet sturen met vriendelijke doch dringende verzoeken om een reactie te geven.

De kunst van het telefonisch interview

Telefonisch interviewen is een vak apart. Maar: hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het wordt. Heb je nog vragen of wil je jouw ultieme interviewtip delen? Neem dan gerust contact met me op!

Ook interessant:

Gratis tips over schrijven en content ontvangen? Schrijf je in voor de nieuwsbrief